Consejos para organizar un evento o congreso

Realizar un evento conlleva mucho tiempo y dedicación, lo cual se traduce en dinero y recursos que se desvían de nuestra actividad principal hacia dicho evento. Por ello es muy importante planificarlo todo bien para lograr el máximo beneficio de este acontecimiento.

El primer consejo a la hora de realizar un evento o congreso es el de elegir un buen motivo. Se trata de una oportunidad única para vender un producto o una marca, así que hay que medir bien los tiempos, elegir una fecha adecuada (que no sea eclipsado por eventos similares) y empezar a organizar con bastante antelación para solventar los imprevistos que puedan surgir.

Lo siguiente sería definir el presupuesto. Esta fase determinará todas las decisiones posteriores, ya que es muy importante ajustarse al plan económico fijado con anterioridad. La informática para congresos puede ser una gran herramienta para ayudar en esta planificación. Una vez cerrado el presupuesto, hay que contar los recursos disponibles y los objetivos a alcanzar.

Las aplicaciones para gestión de eventos también pueden ayudar a la hora de definir una estrategia de comunicación concreta: evento, mesa redonda, jornadas, charlas… Cualquiera de estos acontecimientos necesita una buena campaña de comunicación para llegar a su público objetivo.

Herramientas de gestión que no pueden faltar en tu empresa

En los últimos años las tecnologías de la información han avanzado muchísimo, permitiendo que los trabajos ofimáticos tengan a su alcance una amplia gama de herramientas que permiten coordinar las labores de equipo formado por trabajadores en la distancia.

Gracias a las increíbles mejoras de Internet, hoy en día se desarrolla una gran parte de nuestra actividad en la nube. Las empresas de gestión de eventos han visto la importancia de tener programas que agilicen sus procesos de gestión de datos y que permitan mantener los datos a salvo en cualquier lugar.

Aplicaciones como Dropbox o Google Drive sirven para compartir todo tipo de archivos teniéndolos en discos duros y en la nube al mismo tiempo. Google Drive además permite tener archivos de texto y hojas de cálculo que pueden editar varias personas al mismo tiempo de forma colaborativa.

Las aplicaciones para la gestión de agencias de viaje facilitan la labor de estas empresas a la hora de almacenar una gran cantidad de datos valiosos y sensibles sobre clientes y empresas externas. En los últimos años la informática de gestión de agencias de viajes se ha convertido en una herramienta fundamental dado el volumen de trabajo tiene que soportar el personal de cualquier agencia de viajes, ya sea grande o pequeña.

Nuevas formas de gestionar alojamientos

Las empresas destinadas al turismo y los viajes deben mantenerse a la vanguardia de las nuevas tecnologías para despuntar en un sector de lo más competitivo.

Las agencias de viajes se enfrentan día a día al desafío de gestionar la información y los pedidos de clientes muy exigentes. Por ello es imprescindible que las agencias de viajes cuenten con un software de gestión de alojamientos actualizado y seguro que sea capaz de albergar toda la información que la agencia necesita: información de oficinas y delegaciones, conexión con mayoristas, gestión de cobros, facturas y reservas, etc.

Gracias a todas estas herramientas unificadas, la empresa podrá ofrecer un servicio más eficiente y seguro al cliente. El tema de las reservas y los cobros en una agencia de viajes es especialmente delicado, ya que los errores son difíciles de subsanar debido a que las fechas en las que se ofrecen los servicios están muy marcadas. Invertir en tecnología es ahorrar en problemas futuros.

Ventajas de la informática en la gestión de viajes

Las agencias de viajes no sólo ayudan al cliente a contratar el vuelo y el hotel, sino que también ofrecen todo tipo de servicios como paquetes de experiencias, excursiones y reservas en distintos lugares del destino vacacional. Por eso, para poder llevar a cabo un control de todas las reservas, la facturación y el desarrollo de su trabajo, una aplicación informática de gestión para agencia de viajes es fundamental. Estos programas tienen grandes ventajas:

- Buscadores en todas las compañías de vuelos y hoteles
- Reserva y gestión de grandes grupos
- Facturación automática y sencilla
- Fichero de clientes automatizado con notas personales

Gracias a esta herramienta informática para agencia de viajes es posible que la empresa pueda centrarte en la atención personalizada al cliente para dar así un mejor servicio.

¿Están las agencias de viajes preparadas para gestionar todos los viajes para este verano?

Con la llegada del verano se multiplican los viajes vacacionales: en pareja, en grupo, en familia, organizados, por libre… hay una gran variedad de opciones a la hora de contratar un viaje, aunque la mejor opción para conseguir un buen precio suele ser acudir a una agencia de viajes.

No en vano, en esta época del año es cuando un mayor aumento de clientes se produce en este tipo de negocios. Para poder atenderlos a todos bien, lo más importante es que la agencia se organice con herramientas como un software de gestión de alojamientos para las reservas de hoteles y un programa de gestión de agencias de viaje para que no se escape ningún detalle.

Aunque antes era más complicado, hoy en día es muy fácil gestionar todos los viajes, de cualquier tipo, gracias a estas herramientas. Las agencias de viajes pueden ofrecer a los clientes un mejor servicio centrándose en sus necesidades olvidando tareas rutinarias como reservas, cobros y comprobaciones de última hora.

Ventajas de instalar un software para tu negocio de agencia de viajes

Ahora que llega el verano, muchos ciudadanos deciden realizar sus vacaciones y acuden  a agencias de viajes para planificarlos. En esta época del año es importante tener todo  bajo control para poder ofrecer a los clientes las mejores vacaciones de su vida. Por eso,  una aplicación informática de gestión de agencia de viajes puede ser la mejor  solución gracias a las ventajas que ofrece:

• Sistema de reservas
• Interfaz sencilla para los trabajadores
• Gestión de grupos
• Emisión automática de facturas y liquidaciones trimestrales
• Creación de expedientes y gestión de la reserva en un solo paso
• Firma digital de las facturas
• Copias de seguridad diarias

Con todas estas características, la aplicación informática de gestión de agencia de viajes hace mucho más fácil la gestión del negocio y permite a los trabajadores poder centrarse en el cliente y olvidar el papeleo, ofreciendo así una experiencia mucho más cercana y satisfactoria.

Agencias de viaje ¿cómo mejorar la gestión?

Organizar y cuadrar todas las ofertas de una agencia de viajes, las reservas y facturar a clientes puede llegar a ser tedioso. Sin embargo, hoy en día existen formas de mejorar la gestión para ahorrar tiempo y, sobre todo, dar el mejor servicio al cliente.

Con una aplicación informática para agencias de viaje es muy sencillo conseguir nuestros objetivos. Lo mejor es que a través de este software, la agencia recibe el soporte y las actualizaciones al instante con una interfaz clara, de manera que los empleados no tendrán que preocuparse de estos detalles técnicos.

Adquiriendo la aplicación informática de gestión de agencias de viaje, podremos ocuparnos de otros asuntos que nos ayudarán a mejorar la gestión, como la formación de nuestros empleados y la búsqueda de todo tipo de ofertas y promociones para los clientes, ocupando así el tiempo que nos sobra gracias a la eficacia del programa a la hora de facturar y hacer las reservas de manera automática.

Organización de congresos y eventos: ¿qué hay que tener en cuenta?

Al organizar un evento no podemos dejar ni un cabo suelto. Todo debe estar bien ajustado para que los usuarios no encuentren dificultades. Hoy en día podemos utilizar aplicaciones para gestión de congresos que nos ayudarán con los puntos básicos que tendremos que tener en cuenta:

Información detallada: Puedes crear una web ofreciendo al usuario toda la información: desde el programa del evento hasta la manera de llegar o lugares de alojamiento. Los clientes lo valorarán mucho y ayudará en la gestión de eventos futuros.

Facilidad para la inscripción: A través de estas aplicaciones para la gestión de eventos podemos facilitar el proceso para la inscripción realizando un formulario claro y sencillo. Estas cualidades son apreciadas por el usuario que seguirá confiando en nosotros si no tiene problemas durante el proceso de registro.

Fidelización: Si los usuarios han quedado contentos, agradecerán recibir newsletter periódicas con actividades futuras.

Olvida las agendas y da el salto a los nuevos softwares de gestión

Organizar eventos, grupos de viaje y llevar la agenda al día es una tarea realmente difícil si queremos seguir haciéndolo a la antigua usanza. Por suerte, hoy día es muy sencillo organizar excursiones y controlar todo lo necesario para ofrecer a los clientes un viaje completo sin ningún tipo de contratiempos en la organización.

Gracias a los programas de gestión de agencias de viajes podemos ver de un vistazo toda la planificación y el seguimiento, además de conocer si hay algo que falte por determinar por mínimo que sea, evitando así sorpresas de última hora.

Gracias al sistema de fichas de clientes donde se pueden añadir notas y al escritorio de trabajo, todos los datos relativos a las reservas de los clientes y a la facturación de los servicios, estarán disponibles de inmediato para ofrecer una recomendación de calidad.

Olvida los tablones de corcho y las notas a mano y pásate a un programa de gestión de agencias de viaje para que se realice una planificación perfecta.

Cómo organizar tus eventos y no perder la cabeza

Organizar un evento de mayor o menor envergadura puede ser una auténtica odisea. La gestión de eventos no sólo incluye organizar el acto, sino también controlar los asistentes, buscar alojamiento, realizar los programas del evento, y promocionarlo para que llegue al mayor número de interesados.

Sin embargo, si recurrimos a una empresa que nos ofrezca servicios de mantenimiento de gestión de eventos, todo puede resultar mucho más sencillo. Un gran número de estas acciones que tenemos que llevar a cabo pueden informatizarse y automatizarse gracias a programas informáticos.

La comunicación también puede simplificarse mucho al crear una página web. Para ello sólo necesitaremos un servicio de hosting y contenido atractivo con el que llenar la web.

Gracias a las nuevas tecnologías todo es mucho más fácil, por lo que no lo dudes: apuesta por uno de estos servicios y no tendrás que hacer un esfuerzo titánico durante la organización de tus próximos eventos.