Realizar un evento conlleva mucho tiempo y dedicación, lo cual se traduce en dinero y recursos que se desvían de nuestra actividad principal hacia dicho evento. Por ello es muy importante planificarlo todo bien para lograr el máximo beneficio de este acontecimiento.
El primer consejo a la hora de realizar un evento o congreso es el de elegir un buen motivo. Se trata de una oportunidad única para vender un producto o una marca, así que hay que medir bien los tiempos, elegir una fecha adecuada (que no sea eclipsado por eventos similares) y empezar a organizar con bastante antelación para solventar los imprevistos que puedan surgir.
Lo siguiente sería definir el presupuesto. Esta fase determinará todas las decisiones posteriores, ya que es muy importante ajustarse al plan económico fijado con anterioridad. La informática para congresos puede ser una gran herramienta para ayudar en esta planificación. Una vez cerrado el presupuesto, hay que contar los recursos disponibles y los objetivos a alcanzar.
Las aplicaciones para gestión de eventos también pueden ayudar a la hora de definir una estrategia de comunicación concreta: evento, mesa redonda, jornadas, charlas… Cualquiera de estos acontecimientos necesita una buena campaña de comunicación para llegar a su público objetivo.
